Mengatasi Masalah Bentuk Desimal Field Numerik pada Mail Merge Ms Word

Beberapa hari lagi saatnya pembagian Kartu Hasil Studi untuk semester ganjil ini, dan seperti biasa sebelum hari itu tiba walikelas disibukkan dengan pengolahan nilai dan pembuatan KHS menggunakan fasilitas Mail Merge pada Ms Word dengan sumber data atau data source dari Ms Excel. Berkaca dari pengalaman-pengalaman sebelumnya di dua semester terakhir, sering terjadi masalah saat menampilkan hasil Mail Merge, terutama masalah format desimal pada field numerik sehingga bentuk desimal yang ada di Ms Excel tidak sama dengan yang tampil di Ms Word. Sebagai contoh kolom IP yang dibuat dengan bentuk desimal 2 digit di belakang koma malah menjadi 16 digit.

Untuk itu, saya mencoba sharing di sini agar kita semua bisa menyelesaikan KHS dengan baik, bukan bermaksud untuk menggurui. Terlebih bagi saya sendiri itung-itung archiving process aja, kalau lupa tinggal buka blog sendiri ga perlu googling lagi. Toh manusia tak bisa lepas dari lupa, seperti lupa makan ato lupa minum kalau lagi inget seseorang, lupa diri kalau kita orang kaya padahal ada hak orang miskin atas harta kita, lupa gaya padahal kalau kita masih junior jangan kebanyakan gaya sekalipun itu hak kita, lupa daratan kalau lihat yang "mencrang-mencrang" dan lupa-lupa yang lainnya. Haha... intermezo sebentar. Kita kembali ke bahasan.

Ada 2 cara yang mungkin untuk mengatasi perbedaan format desimal pada field numerik kasus seperti ini. Yang pertama kita sebut caranya Editing Field, studi kasusnya berikut ini:

Jika kita menginginkan nilai IP tidak tampil seperti ini:

Langkah mengatasinya klik pada bagian angka yang ingin disesuaikan bentuk desimalnya (dalam hal ini angka IP), blok angkanya lalu klik kanan dan pilih Edit Field 

Setelah muncul kotak dialog, klik Field Codes, yang terletak di pojok kiri bawah, sehingga muncul Advance Field Properties, seperti ini:

MERGEFIELD IP adalah nama Field untuk IP

Untuk menjadikan desimal dengan 2 digit dibelakang koma, tambahkan kode \# "0,00" seperti pada gambar di bawah ini 

 

Selesai dah, sekarang tampilannya pasti sesuai keinginan, yaitu hanya 2 digit desimal. Selamat mencoba !!

NB : Jangan lupa setingan Regional and Languange Options pada Control Panel diset ke Indonesia.

Untuk mengatasi masalah penanggalan atau penulisan format nominal uang caranya sama dengan cara di atas hanya penambahan kode pada field codes-nya saja berbeda:

• Untuk tanggal, tambahkan kode: \@ "dd MMMM yyyy"
• Untuk uang, tambahkan kode: \# "#.##0,00"

Untuk cara yang kedua dibahas di sini ya!